英文メールの書き方について解説！件名～書き出し～結びについて

この記事は、そういった方に向けて執筆しています。

英語でメールを書くのが苦手
英語でメールを送るときのコツ、注意点などを知りたい

こういった疑問をお持ちではないでしょうか？
この記事を読んでいただくことで

英語でメールを書くコツ
英語メールを上手に書くために押さえておくべき単語5つ

について、理解を深めていただけます。

メールは、伝えたいことを文字にして、要点(伝えたいこと)を相手に伝えるときに使用します。
ビジネスメールだと、一般的なメールに比べて、より端的に内容を相手に伝えるようにする必要があります。

日本語で書くビジネスメールも、英語で書くビジネスメールも、基本的な構成は同じ。
決まり文句や定型文があるので、それを覚えることが大切です。
起承転結で書くことで、相手に意図が伝わりやすくなります。

たとえば、日本語メールの書き出しでよく使う表現の以下

「いつも大変お世話になっております」は

「Thank you for your business support all the time」

と、表現できます。

「ご確認のほどよろしくお願いいたします」は

「We look forward to hearing from you」

と、表現できます。

回数をこなしていくうちに、自分の中での定型文が出きあがってきます。
英語でビジネスメールを書くのが初めてという方でも、すぐに使えるビジネスメールの書き方、知っておくべきことをご紹介します。

ポイントを押さえることで、英語ビジネスメールが短時間で書けるようになります。

件名：Subject

メールの件名とは、メールの内容を短い言葉にまとめたもの。
件名を見ただけで、内容を想像できることが理想です。

3通りの代表的な件名について説明します。

Inquiry about the product xxx (xxx商品についての問い合わせ)

この件名は、ある商品について質問があるときに使用します。
取引先相手に対して質問したいときに使う件名です。

Question about xxx (xxxについての質問)
としても同意なのでOK、またもっとシンプルに

About xxx　(xxxについて)
とも表現できます。

Notice of (xxx についてのお知らせ)

この件名は、こちらから相手に何かを伝える必要があるときに使う件名です。
たとえば、自社商品の仕様が変更となった場合など。
その場合は、Notice of product changeと表現します。(業界用語でPCNと言います)

また、Important Notice of xxx とすることにより、より重要性を相手に伝えることが可能です。

Request for (xxx についてのお願い)

Inquiry about と似た意味をもつ表現ですが、要求の程度が高いときはこちらの方が適しています。
Request と書くことで、相手に具体的に何かをしてほしいという要望を伝えることが可能。

即刻対応してもらう必要がある場合は、Urgent request とすることができます。

宛名：To

つぎは宛名について。
「●●株式会社○○事業部▲▲様」の部分です。

Dear Mr. / Ms. xxx

もっとも良く使う表現。
Dear の後に相手の名前を書きます。

カジュアルに話せる関係性であれば、名前の前のMr. / Ms.は省略も可能。
先方の名前がわからない場合は Dear Sir or Madam とすると、「ご担当者へ」という表現になります。

To whom may it concern

Dear Sir or Madam と同様に、先方の名前が不明確な場合に使用します。
「ご担当者へ」という表現になります。

Hi xxx

親密な関係性であればHiだけでも大丈夫。
外資系企業の中で、社内メールなどでよく使う表現です。

外資系企業は自由度も高く、とても働きやすい環境が整っています。利益率の高い会社がおおいため、給与も高めに設定されています。

令和時代のキャリア形成のために、人生で一度は外資系企業で勤めてみることを強くオススメします。ご興味のある方は、ぜひ以下の記事も参考としてください。

書き出し：Beginning

ついで書き出しについて。
「いつも大変お世話になっております」の部分です。

Thank you for your business support all the time

いつも大変お世話になっておりますといった丁寧な表現。
もうすこし短く、Thank you for your support とも表現できます。

Hope you are doing well

直訳すると「あなたが順調であることを願っています」となります。
会話の「How are you」をビジネスライクに表現しています。

書き出しを書かない

とくに上記のような書き出しを使用せずに、以下の用件からストレートに伝えてもOKです。

用件：Content

用件を伝えるときに使用する代表的な表現です。

Regarding

Regarding は About と同義語で「～について」という意味。
英語ビジネスメールで頻出する単語です。

たとえば、Regarding the project xxx we earlier discussed (以前に話したxxxプロジェクトについてですが)
と表現することが出きます。

Per / As per

これも英語ビジネスメールでは頻出する単語。
日本語にすると、「～の通り」となります。

Regarding との違いは、２社間でのコンセンサス(相互理解)があるかどうか。

たとえば、As per the project xxx we earlier discussed, we have set our internal budget
(以前に話したxxxプロジェクトの通りに、社内予算を決定しました)などと表現します。

As per our conversation (すでに我々が話した通り)も頻出表現です。

We would like to ask you about

こちらから質問したいときに使用する表現。
～についてお伺いさせていただけますでしょうか、という丁寧な表現です。

I am writing to ask you aboutとすると、もうすこしカジュアルに。
意味は同じです。
また主語をWeからIにすることで、相手との距離感も近くなります。

We are pleased to inform you that

こちらから伝えるべきことがあるときに使用する表現です。
件名のNotice of xxxと相性が良いです。

たとえば、
件名：Notice of product change
用件：We are pleased to inform you that our product xxx is to be slightly changed from next year.
(商品xxxは翌年から少し仕様が変わります)

とすることで非常に自然な英語ビジネスメールとなります。

TOEICでもよく使われる表現なので、確実に覚えておきましょう。
TOEICに関する内容は、以下の記事も参考にしてください。

●参考記事：TOEIC700点を突破するための具体的な勉強方法【リスニング編】

We regret to inform you～

先ほど説明した「Pleased」はポジティブな内容を伝えるときに使用します。
反対に、相手(または双方)にとって好ましくない内容を伝えるときには、「regret」という動詞を使用します。

We regret to inform you that we decided to close the store in Shibuya
恐縮ながら、弊社の渋谷店舗を閉業することといたしました。

など、ポジティブでない内容を伝えるときに使用します。

Attached please find

添付ファイルがある場合に使う表現。
Attached please find the spreadsheet 「添付のスプレッドシートをご確認ください」と表現します。

英語ビジネスメールで頻出する表現です。

結び：Conclusion

用件を伝えたあとに使う表現について。
代表的な2つを紹介します。

両方を使ってもＯＫです。

Should you need further assistance, please feel free to contact us anytime

「その他ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください」
日本語メールでも、よく使う表現ですね。

Looking forward to hearing from you

ご連絡をお待ちしております。
日本語だと、ご確認のほどよろしくお願いします。と同等の意味合いです。

締め：Closing

メールの最後に書く表現です。

Appreciate your cooperation

Appreciate は Thank you よりも丁寧な表現、英語ビジネスメールでは頻出する単語です。

We apologize for the inconvenience

ご不便おかけし申し訳ございません。

Thank you

カジュアルな相手とのコミュニケーションに使用します。

Thank you so much としてももちろんOK。

Best regards,

ダントツで一番使う表現です。

カジュアルに表現する場合は、Regards, だけでもOK。

Kind regards / Sincerely(yours)

Best regardsよりも敬意を伝えたいときに使用します。

Have a nice weekend!

金曜日には、よく見かける表現ですね。

実際に英文メールを書いてみよう

では、これまで学んだ表現を用いて実際に英文メールを書いてみます。

例として、最近よく見かける商品値上げの案内方法について(消費者にとっては辛い状況ですね・・)

Subject: Notice of price increase
件名：(商品の)値上げに関するご案内

Dear Sir or Madam,
ご担当者様、

Thank you for your business support all the time.
いつも大変お世話になっております。

We regret to inform you that we decided to increase the price of our product for 5% from Oct 2022.
Below is the products we need you to confirm.
恐縮ではございますが、22年10月より弊社商品を5%値上げすることといたしました。
該当の商品は以下となります。

【Items】【該当商品】
・Product A　商品A
・Product B　商品B
・Product C　商品C

Regarding the details, We will explain when we visit your office next week.
詳細に関しましては、翌週ご訪問の際にご説明させていただきます。

Should you need further assistance, please feel free to contact us anytime.
We look forward to meeting you next week.
その他ご不明な点等ございましたらお気軽にご連絡いただければ幸いです。
ご確認の程、よろしくお願いいたします。

Sincerely,
xxx　敬具

一度、自分なりの型を作ってみることをおすすめします。
型ができれば、2回目以降はすこしカスタマイズするだけでより完成度の高い英文メールが作れます。